Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es:

Razón social

IYATA S.A.S. (marca comercial ChatVersa)

NIT

Domicilio

Bogotá D.C., Colombia

Dirección

Cra. 67 # 42-89, Bogotá D.C.

Correos para temas de datos personales

Teléfono y WhatsApp

+57 311 443 7097

Sitio web

www.chatversa.com

Productos

ChatVersa y Okai by ChatVersa, asesor 24/7 por WhatsApp

En este documento nos referimos a IYATA S.A.S. como “ChatVersa”, “nosotros” o “la empresa”.

2. Alcance y definiciones

Esta política aplica a los datos personales que tratamos en Colombia o desde Colombia a través de nuestro sitio web, WhatsApp, correo electrónico, reuniones comerciales y la prestación de nuestros servicios de automatización y asistentes conversacionales. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información que identifica o permite identificar a una persona (por ejemplo, nombre, correo o número de celular).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolectar, guardar, usar, consultar, enviar o eliminar.
• Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta de un responsable y siguiendo sus instrucciones.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Transmisión: envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia, que los tratará por su cuenta.

3. Nuestro papel: responsable y encargado

ChatVersa actúa en dos papeles distintos, según el tipo de dato:

• Como responsable, decidimos sobre los datos de las personas que nos contactan como posibles clientes (formulario web, WhatsApp comercial, correo), de los contactos de las empresas que contratan nuestros servicios (contratación, facturación y soporte) y de la analítica del sitio web cuando la autorizas.
• Como encargado, tratamos las conversaciones y los datos de los clientes de las empresas que usan nuestros asistentes conversacionales (por ejemplo, para responder preguntas, agendar citas, tomar pedidos o enviar recordatorios). En ese caso, la empresa cliente es la responsable frente a sus propios clientes: debe tener su propia política de tratamiento y obtener la autorización correspondiente. ChatVersa trata esos datos solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la empresa cliente y lo pactado en el contrato.

Si eres cliente de una empresa que usa ChatVersa y quieres ejercer tus derechos sobre esas conversaciones, puedes dirigirte a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable y te lo informaremos.

Cada papel tiene límites claros. La empresa cliente es la responsable de los datos de sus clientes: debe tener su propia política de tratamiento, obtener la autorización de sus titulares y responde por la información que configura en el asistente. ChatVersa no asume las obligaciones que la ley asigna a la empresa cliente como responsable, ni responde por la falta de autorización o de política de esa empresa. Esto no cambia los deberes que ChatVersa cumple como encargado (sección 13). La relación entre ChatVersa y cada empresa cliente se rige por el contrato de servicio y su acuerdo de transmisión de datos.

4. Datos que tratamos

• Posibles clientes: nombre, correo, número de celular, empresa, cargo y el contenido de tu consulta.
• Formulario de Okai: nombre, número de WhatsApp, tipo de negocio y, si decides darlo, correo. Junto con ellos registramos la prueba de tu autorización (fecha, hora y el texto exacto que aceptaste), la dirección de la página desde la que enviaste el formulario y, si llegaste por un anuncio o enlace de campaña, sus parámetros de origen (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term, fbclid y gclid), para saber por qué campaña nos encontraste.
• Clientes y sus contactos: datos de identificación y contacto de los representantes y del personal encargado, datos de facturación y pago, y el historial de soporte.
• Clientes de nuestros clientes (como encargados): nombre, número de celular, mensajes enviados y recibidos, y los datos que la persona comparta en la conversación para la cita, el pedido o el recordatorio.
• Navegación en el sitio web: datos técnicos y de uso (por ejemplo, páginas visitadas, tipo de dispositivo y ubicación aproximada). Con cookies, solo si aceptas las cookies analíticas; sin ellas, solo señales técnicas agregadas. Ver la Política de Cookies.
• Interacciones con campañas (Pixel de Meta): si aceptas las cookies publicitarias, en las páginas de Okai el Pixel de Meta registra tu visita, si eliges un plan, si tocas el botón de la demo, si descargas el brochure y si envías el formulario. Con cada evento se envían la dirección de la página, la página de origen, datos del navegador y del dispositivo, tu dirección IP y el identificador de la cookie _fbp. Ver la sección 9.
• Seguridad: registros técnicos (logs) de acceso y funcionamiento de nuestros sistemas.

5. Para qué usamos los datos

Como responsables

• Responder tus solicitudes, preparar demostraciones y propuestas, y hacer seguimiento comercial a lo que consultaste.
• Contactarte por WhatsApp, llamada o correo con información sobre Okai cuando la solicitas en su formulario.
• Celebrar y ejecutar el contrato: configuración del servicio, soporte, facturación, cobro y comunicaciones sobre el servicio.
• Enviar novedades, demostraciones y promociones solo si lo autorizaste por separado. Puedes retirar esa autorización cuando quieras.
• Medir y mejorar el sitio web: de forma agregada y sin cookies, y con cookies analíticas solo si las aceptaste.
• Medir nuestras campañas en Instagram y Facebook: con los parámetros de campaña que llegan con el formulario de Okai y, solo si aceptaste las cookies publicitarias, con el Pixel de Meta. Meta también usa esos datos para sus propios fines (ver la sección 9).
• Proteger la seguridad de nuestros sistemas y prevenir fraudes.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

Como encargados

• Recibir, entender y responder mensajes en nombre de la empresa cliente.
• Agendar citas, tomar pedidos, enviar recordatorios y registrar la información en las herramientas que la empresa cliente defina.
• Dar soporte técnico y mantener el servicio funcionando.
• Mejorar el asistente de esa misma empresa cliente, por su cuenta y según sus instrucciones, ajustando su configuración y sus respuestas.

No vendemos datos personales ni los usamos para finalidades distintas a las informadas.

6. Autorización

Pedimos tu autorización antes de tratar tus datos, salvo en los casos en que la ley no la exige (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requerimientos de autoridad competente). La autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgaste. El silencio nunca se entiende como autorización.

• Formulario web: marcando la casilla de autorización, que nunca viene marcada. La autorización para recibir comunicaciones comerciales es una casilla aparte y opcional. En el formulario de Okai, esa casilla autoriza que te contactemos por WhatsApp, llamada o correo con información sobre Okai, que es lo que pediste al dejar tus datos; para otras comunicaciones comerciales (novedades y promociones) te pediremos una autorización aparte.
• Horario de contacto: las llamadas y los mensajes comerciales solo se hacen de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca te contactamos los domingos ni los días festivos (Ley 2300 de 2023).
• WhatsApp: antes de abrir el chat te mostramos un aviso. Si nos escribes después de verlo, autorizas el tratamiento de tus datos para atender tu consulta. Esto no incluye publicidad: para enviarte comunicaciones comerciales te pediremos una autorización separada.
• Cookies: las analíticas y publicitarias solo se guardan o se leen si las aceptas en el banner de cookies. Mientras no las aceptes, las etiquetas de Google solo envían señales técnicas sin cookies y el Pixel de Meta no envía nada. Al aceptar las cookies publicitarias autorizas, de forma previa, expresa e informada, el envío de los datos del Pixel a Meta Platforms, Inc. en Estados Unidos, que también los usa para sus propios fines. Puedes retirar esa autorización cuando quieras desde la configuración de cookies.

Guardamos prueba de la autorización: fecha, medio, texto y versión de la política que se te mostró. En el formulario de Okai guardamos la fecha, la hora y el texto exacto que aceptaste.

7. Datos sensibles y menores de edad

No solicitamos datos sensibles (por ejemplo, de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual o datos biométricos). Te pedimos no enviarlos por el formulario ni por WhatsApp. Si una pregunta llegara a involucrar datos sensibles, responderla es facultativo: no estás obligado a hacerlo.

Nuestros servicios no están dirigidos a niñas, niños ni adolescentes. Si una empresa cliente atiende a menores a través de su asistente, es responsable de contar con la autorización de su representante legal y de respetar el interés superior del menor.

8. Uso de inteligencia artificial

Nuestros asistentes usan modelos de inteligencia artificial de terceros para entender los mensajes y generar respuestas. Para eso, el contenido de la conversación se envía al proveedor del modelo, que actúa como encargado y lo procesa solo para generar la respuesta.

Las conversaciones de los clientes de nuestras empresas clientes no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para perfilamiento comercial de ChatVersa.

Sí las usamos para mejorar el servicio y la experiencia de usuario del asistente de esa misma empresa cliente: revisamos las conversaciones para ajustar la configuración y las respuestas de ese asistente, por cuenta de la empresa cliente y según sus instrucciones. No usamos las conversaciones de una empresa cliente para mejorar los asistentes de otras empresas.

Siguiendo la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, identificamos los tratamientos que involucran inteligencia artificial, evaluamos sus riesgos y aplicamos medidas para que los datos se usen solo para las finalidades informadas. Las respuestas automáticas pueden contener errores. Siempre puedes pedir que te atienda una persona de la empresa.

9. Proveedores y envío de datos al exterior

Para prestar nuestros servicios trabajamos con proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados). Varios están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos:

• Plataforma de mensajería de WhatsApp: los asistentes atienden desde la cuenta de WhatsApp de cada empresa cliente, a través de la API de WhatsApp Business de Meta.
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial.
• Base de datos y almacenamiento en la nube (Supabase, Estados Unidos).
• Herramienta de automatización de flujos (n8n, alojada y administrada por ChatVersa), que recibe los datos del formulario de Okai y los registra en nuestro CRM.
• Herramientas de productividad, agenda, hojas de cálculo y analítica web (Google Workspace, Google Calendar, Google Sheets, Google Analytics y Google Tag Manager).
• Gestión de contactos (CRM) (LeadConnector / HighLevel).
• Alojamiento del sitio web y analítica sin cookies (Cloudflare).

Cuando enviamos datos a estos proveedores se trata de una transmisión: ellos los tratan solo para prestarnos el servicio. El Pixel de Meta tiene un tratamiento distinto, que explicamos más abajo. Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC (Circular Única, Título V, actualizada por la Circular Externa 001 del 9 de enero de 2026); aun así, exigimos contratos o condiciones de servicio que obliguen al proveedor a usar los datos solo para lo pactado, mantener la confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y devolver o eliminar los datos al terminar la relación.

Pixel de Meta

En las páginas de Okai usamos el Pixel de Meta, de Meta Platforms, Inc. (Menlo Park, California, Estados Unidos), para medir nuestras campañas en Instagram y Facebook. Solo se carga si aceptas las cookies publicitarias.

Estos son los eventos que envía:

• PageView: visitaste la página.
• ViewContent: elegiste un plan en la página de Okai.
• Contact: tocaste el botón de la demo por WhatsApp.
• DescargaBrochure: descargaste el brochure (evento personalizado).
• Lead: enviaste con éxito el formulario de Okai.

Cada evento lleva la dirección de la página, la página de origen, una etiqueta que describe la acción (content_name), datos del navegador y del dispositivo, tu dirección IP y el identificador de la cookie _fbp. Si tienes una sesión activa en Facebook o Instagram, Meta puede asociar estos eventos con tu cuenta. Nuestro código no le envía a Meta los datos que escribes en el formulario (nombre, WhatsApp o correo). Sin embargo, si la función de coincidencia avanzada automática de Meta está activa, el Pixel puede detectar datos de contacto en la página, como el correo, y enviarlos a Meta cifrados (en formato hash).

Meta trata estos datos de dos formas:

• Por cuenta nuestra (transmisión): para asociar los eventos, medir los resultados de nuestras campañas y darnos estadísticas, Meta actúa como encargado según sus condiciones contractuales.
• Para sus propios fines (transferencia internacional): Meta también usa los datos para personalizar anuncios y contenidos dentro y fuera de sus productos, mejorar la entrega de anuncios, investigar y desarrollar, mantener la seguridad y mejorar sus productos. Para estos usos, Meta Platforms, Inc. actúa como responsable, y el envío es una transferencia internacional de datos a Estados Unidos.

Que Estados Unidos esté en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC no nos quita nuestros deberes: pedir tu autorización, proteger los datos y atender tus derechos. Por eso solo cargamos el Pixel después de que nos das tu autorización previa, expresa e informada en el banner de cookies. Puedes retirarla cuando quieras desde la configuración de cookies o rechazando las cookies publicitarias.

Puedes leer las Condiciones de las Herramientas para Empresas de Meta y la Política de privacidad de Meta. Para ejercer tus derechos sobre el tratamiento que hacemos nosotros, escríbenos a . Para el tratamiento que Meta hace para sus propios fines, también puedes usar las herramientas de privacidad de Meta que describe su política. Esto no limita nuestros deberes contigo.

Solo compartimos datos con autoridades cuando una norma o una orden competente lo exige.

10. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para la finalidad que se informó:

• Posibles clientes: hasta que revoques la autorización o hasta 24 meses sin actividad comercial, lo que ocurra primero.
• Clientes: mientras esté vigente el contrato y, después, durante los plazos que exigen las normas contables y tributarias.
• Conversaciones de los clientes de nuestras empresas clientes: según la configuración e instrucciones de cada empresa cliente. Al terminar el contrato, se eliminan o se devuelven a la empresa cliente, según lo pactado.
• Analítica web: según la duración de cada cookie indicada en la Política de Cookies.
• Registros de seguridad: 6 meses, salvo que se necesiten para investigar un incidente.

Cumplido el plazo, eliminamos o anonimizamos los datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Las conversaciones se guardan en una base de datos en la nube con acceso restringido. Solo pueden acceder a ellas el personal autorizado de ChatVersa y la empresa cliente dueña de esas conversaciones, y cada empresa cliente accede únicamente a sus propios datos.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a las empresas clientes y a los titulares afectados.

12. Tus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, incluso si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o inducen a error.
2. Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
3. Ser informado, si lo pides, sobre el uso que les hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite con nosotros.
5. Revocar la autorización y pedir que eliminemos tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La eliminación no procede cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder gratis a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de niñas, niños y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

13. Nuestros deberes

Como responsables cumplimos los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012; entre ellos: garantizar el ejercicio de tus derechos, pedir y conservar copia de la autorización, informarte la finalidad del tratamiento, conservar los datos con seguridad, mantenerlos veraces y actualizados, tramitar consultas y reclamos en los plazos legales, exigir seguridad a nuestros encargados e informar a la SIC los incidentes de seguridad.

Como encargados cumplimos los deberes del artículo 18 de la misma ley; entre ellos: tratar los datos solo según las instrucciones de la empresa cliente, conservarlos con seguridad, actualizarlos, rectificarlos o eliminarlos oportunamente, permitir el acceso solo a quienes deban tenerlo y apoyar a la empresa cliente en la atención de consultas y reclamos.

14. Área responsable y canales de atención

El área administrativa de IYATA S.A.S. atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales. Puedes escribir a:

• Correos:
• WhatsApp o teléfono: +57 311 443 7097
• Correspondencia: Cra. 67 # 42-89, Bogotá D.C.

15. Cómo ejercer tus derechos

Incluye en tu solicitud tu nombre, un medio de contacto, qué necesitas y, si actúas por otra persona, el documento que lo acredite. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

Consultas

Para conocer qué datos tuyos tenemos o cómo los usamos. Respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos la consulta. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o eliminar datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento. El reclamo debe incluir tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección o medio de contacto y los documentos que quieras hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo completes, se entiende que desististe.
• Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladaremos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te informaremos.
• Una vez completo, lo marcaremos como “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.
• Respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.

Requisito antes de acudir a la SIC

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio debes haber agotado este trámite de consulta o reclamo con nosotros.

16. Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares en nuestro sitio web y en las páginas de Okai (incluido el Pixel de Meta) se explica en la Política de Cookies. Puedes cambiar tu elección en cualquier momento desde Configurar cookies.

17. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es sustancial (por ejemplo, en el responsable, en las finalidades o en los proveedores que reciben datos), te lo informaremos antes de aplicarlo, a través del sitio web o de los canales de contacto que tengamos contigo, y pediremos una nueva autorización cuando la ley lo exija. Cada versión indica su número y su fecha de vigencia.

18. Vigencia

Esta política rige desde el 2026-10-28 (versión 1.2). Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas, con los criterios de conservación de la sección 10.